2. Le tableur

Résumé

Cette section constitue une rapide introduction aux fonctionnalités du tableur OpenOffice.org Calc. Nous supposons que vous savez pourquoi vous voulez utiliser un tableur, et nous ne décrirons pas en détail les multiples applications possibles (comptabilité, finances, simulations, statistiques, etc.).

2.1. OpenOffice.org Calc

2.1.1. Démarrage

Pour démarrer OpenOffice.org Calc, accédez au menu Bureautique+TableurOpenOffice.org Calc depuis le menu principal. À partir de n'importe quelle application de OpenOffice.org, vous pouvez aussi accéder au sous-menu FichierNouveauTableur pour ouvrir une feuille de calcul vierge.

Lorsque vous lancez OpenOffice.org Calc pour la première fois, un dialogue s'affiche vous demandant si vous préférez utiliser le format Microsoft® ou OpenOffice.org pour enregistrer vos fichiers.

Votre choix dépend de la destination finale de vos fichiers. Si vous pensez échanger beaucoup de documents avec des personnes qui n'utilisent que des outils Microsoft®, cliquez sur Utiliser le format Microsoft® Excel, mais soyez cependant conscient que ce format n'est pas parfaitement maîtrisé. Notez enfin qu'il ne s'agit ici que du choix du format par défaut, qui peut être facilement contourné en changeant le Type de fichier du dialogue Enregistrer sous.

2.1.2. L'interface

Figure 10.2. La fenêtre principale de OpenOffice.org Calc

La fenêtre principale de OpenOffice.org Calc
Barre de style

Il s'agit de la barre de style commune à toutes les applications OpenOffice.org pour modifier la police, la couleur, l'alignement, etc. des données de l'application.

Barre de formule

Utilisez cette barre pour écrire ou modifier une formule dans une cellule.

Zone de travail

La feuille de calcul proprement dite sur laquelle entrer et afficher les données : nombres, dates, formules, images, etc.

Sélectionner tout

Cliquez sur ce bouton situé dans le coin supérieur gauche de la zone de travail pour sélectionner toutes les cellules d'un seul coup. C'est utile si vous désirez appliquer des changements « globaux » sur toute la feuille. Par exemple, en changeant la taille des polices à 10pts (points).

Boutons et onglets de changement de feuille

Un document de feuilles de calcul comporte généralement plusieurs feuilles. Utilisez ces boutons pour naviguer facilement d'une feuille à l'autre. Vous pouvez aussi utiliser les onglets.

2.2. Utilisation du tableur

Les sections qui suivent abordent les fonctions de base pour insérer des données et des formules, puis créer des diagrammes pour représenter ces données. Pour notre exemple, nous utilisons le livre de comptes mensuel succinct d'une société imaginaire.

OpenOffice.org Calc est une application prête pour les milieux professionnels les plus exigeants. Cette application inclut de nombreuses fonctions nettement au-delà des objectifs de cette section. Consultez Section 2.3, « Pour aller plus loin », pour voir comment apprendre à vous servir à fond de OpenOffice.org Calc.

2.2.1. Entrée des données

Pour entrer des données dans une cellule, allez dans la cellule, entrez-y vos données puis pressez la touche Entrée.

La fonctionnalité de complètement automatique facilite l'entrée de données. Le programme essaye de « deviner » les données à insérer dans la cellule suivante en fonction de la cellule courante. Cela fonctionne pour tout type de données correspondant à une série d'entiers consécutifs.

Figure 10.3. Simplification de l'entrée de données à l'aide du complètement automatique

Simplification de l'entrée de données à l'aide du complètement automatique

Pour utiliser le complètement automatique, placez votre souris au-dessus de la « poignée » de la cellule (le petit carré noir situé sur le coin inférieur droit du bord de la cellule), cliquez dessus et glissez la cellule. La valeur des cellules sera affichée dans une bulle (voir Figure 10.3, « Simplification de l'entrée de données à l'aide du complètement automatique »). Relâchez le bouton de la souris et les cellules seront remplies.

Les cellules peuvent aussi être triées en fonction de divers critères. Sélectionnez la zone de cellules que vous souhaitez trier puis ouvrez la boîte de dialogue de tri en choisissant le menu DonnéesTrier. Spécifiez le critère, l'ordre et les options additionnelles puis cliquez sur OK.

[Astuce]Astuce

Assurez-vous de sélectionner aussi les cellules qui servent « d'en-tête » aux données de façon à ce que celles-ci « suivent » aussi le tri des données.

2.2.2. Ajout de formules

Les formules sont utilisées pour « automatiser » la feuille de style, vous permettant par exemple de lancer des simulations. Dans les cellules, les formules sont définies en rentrant le signe =. Tout le reste est traité comme des données « statiques ».

Les opérations sont décrites en utilisant la notation algébrique conventionnelle. Par exemple =3*A25+4*(A20+C34/B34) divise la valeur de la cellule C34 par celle de la cellule B34, ajoute la valeur de la cellule A20 au résultat, multiplie ce dernier par 4 puis ajoute 3 fois la valeur de la cellule A25. Ainsi, des expressions assez complexes peuvent être simplifiées en utilisant des expressions plus simples à la base.

OpenOffice.org Calc propose un grand nombre de fonctions prédéfinies utilisables dans les formules. Explorez toutes ces fonctions en choisissant le menu InsertionFonction .

2.2.3. Diagrammes : présentation graphique des données

Lorsqu'une feuille de calcul contient beaucoup d'informations, il devient difficile de cerner les relations entre les différents types de données : trop de chiffres et pas assez de sens. La meilleure façon de représenter ces données est d'utiliser des graphiques.

Comme pour toutes les fonctions d'analyse de données, il faut préalablement sélectionner les données que vous souhaitez afficher dans le diagramme. Sélectionnez donc une zone de cellules puis choisissez le menu InsertionDiagramme pour afficher l'assistant de création de diagrammes.

Choisissez le type, le titre, les titres d'axe, etc. de votre graphique et cliquez sur Créer pour l'insérer dans la feuille de calcul (voir Figure 10.4, « Un diagramme 3D dans une feuille de calcul »).

Figure 10.4. Un diagramme 3D dans une feuille de calcul

Un diagramme 3D dans une feuille de calcul
[Astuce]Astuce

Les diagrammes sont actifs dans la feuille de style, et s'adaptent automatiquement lorsque vous modifiez les valeurs des cellules affichées dans le diagramme.

[Astuce]Astuce

Un clic, puis un clic droit sur un diagramme fait apparaître un menu avec des options permettant de changer les paramètres de ce diagramme. Certains objets comme le titre peuvent être modifiés simplement en faisant un double-clic dessus.

2.3. Pour aller plus loin

Si vous souhaitez en apprendre plus sur le fonctionnement de OpenOffice.org Calc, vous pouvez télécharger ce tutoriel (en format PDF).[10].

N'hésitez pas non plus à vous reporter à l'aide d'OpenOffice.org Calc accessible par le menu AideSommaire, ou en pressant la touche F1. Vous y trouverez la réponse à toutes vos questions. Les sujets sont accessibles par la table des matières et par l'index, il existe également un outil de recherche contextuel.



[10] Notez que pour lire un fichier au format PDF vous aurez besoin d'un logiciel adapté (Xpdf par exemple)